Een fulltime equivalent, soms afgekort tot FTE, meet de hoeveelheid werk die door een persoon of groep mensen wordt gedaan. Het wordt meestal uitgedrukt als een percentage van een voltijds werkrooster.
Voltijdsequivalenten (FTE’s) vinden hun oorsprong in de productiesector, waar ze werden gebruikt om het gebruik van machines en andere productiemiddelen te meten. De FTE-maatstaf is sindsdien echter overgenomen door andere industrieën en wordt nu algemeen gebruikt in personeelsmanagement.
Veel industrieën en bedrijven gebruiken nieuwe werktijdmodellen – in de detailhandel, de zorg of de horeca. Ze worden gebruikt om de prestaties van voltijd- en deeltijdmedewerkers bij te houden en om het aantal medewerkers te schatten op basis van hun voltijdequivalenten. De HR-afdeling vertrouwt sterk op deze berekeningen voor haar analyses en planning. In dit artikel kunnen we het voltijdequivalent berekenen.
Definitie: Wat betekent FTE?
FTE is de afkorting voor “fulltime equivalent“. Een fulltime equivalent meet de hoeveelheid werk die door een persoon of een groep mensen wordt gedaan. Het wordt gebruikt om de werklast, productiviteit of het aantal werknemers in een bedrijf of organisatie te kwantificeren.
Eén FTE is meestal gelijk aan één fulltime functie, d.w.z. de hoeveelheid tijd die iemand werkt in een bepaalde periode (bijvoorbeeld een week of een maand). Het kan ook worden uitgedrukt als een percentage van een voltijds werkrooster om rekening te houden met deeltijdwerk of andere werktijdmodellen.
Het berekenen van FTE stelt bedrijven in staat om effectief arbeidskrachten te plannen, de capaciteit van werknemers te beoordelen, kosten te beheersen en prestatie-indicatoren te analyseren. Het is een belangrijk hulpmiddel bij personeelsbeheer en wordt in verschillende bedrijfstakken en organisaties gebruikt.
Hoeveel uur is een FTE?
Een fulltime equivalent (FTE) staat voor de hoeveelheid werk die iemand doet in verhouding tot een fulltime functie. Het exacte aantal uren waaruit een FTE bestaat, kan variëren afhankelijk van de bedrijfscontext en de definitie van een fulltime functie.
In de meeste gevallen wordt een voltijdse functie beschouwd als 40 uur per week. Op basis van deze definitie komt iemand die 40 uur per week werkt overeen met een FTE van 1, omdat hij of zij de volledige werktijd van een voltijdse functie werkt.
Als iemand minder dan 40 uur per week werkt, wordt de FTE dienovereenkomstig aangepast. Iemand die bijvoorbeeld 20 uur per week werkt, komt overeen met een VTE van 0,5 (20 uur gedeeld door 40 uur).
Waarom is het voltijdsequivalent belangrijk?
Voltijdsequivalent (FTE) is belangrijk omdat het bedrijven en organisaties helpt bij het effectief plannen van arbeidskrachten, het beoordelen van de personeelscapaciteit en het beheersen van de kosten. Hier zijn enkele redenen waarom FTE belangrijk is:
Middelenplanning
Met FTE kunnen bedrijven de behoefte aan arbeidskrachten bepalen en ervoor zorgen dat er genoeg werknemers zijn om de werklast aan te kunnen. Door FTE te gebruiken, kunnen bedrijven knelpunten of overcapaciteit vroegtijdig identificeren en passende maatregelen nemen.
Kostenbeheersing
Door FTE te gebruiken kunnen bedrijven de arbeidskosten beter inschatten en plannen. Het maakt nauwkeuriger budgetteren mogelijk, omdat arbeidskosten kunnen worden berekend op basis van fulltime equivalenten. Dit is vooral belangrijk bij het plannen van personeelsuitgaven en het opstellen van loonlijsten.
Prestatieanalyse
De FTE dient als benchmark voor de prestatie-evaluatie van medewerkers en teams. Het maakt het mogelijk om het werkelijk uitgevoerde werk te vergelijken met de verwachte werktijd van een voltijdse functie. Dit kan helpen om de productiviteit te analyseren, knelpunten op te sporen en efficiëntieverbeteringen door te voeren.
Personeelsbeheer
De FTE ondersteunt de HR-afdeling bij het managen van medewerkers, vooral als het gaat om het plannen van verlof, werktijdmodellen of het aannemen van nieuwe medewerkers. Door de FTE te berekenen kunnen HR-afdelingen de personeelsbehoeften beter inschatten en de juiste middelen op het juiste moment inzetten.
Formule voor voltijds equivalent
De formule voor het berekenen van het voltijds equivalent (FTE) is:
FTE = Werkelijk gewerkte uren / gewerkte uren van een fulltime functie.
Om het FTE te berekenen, deel je de werkelijke werktijd (in uren) door de werktijd van een voltijdse functie (ook in uren). Het resultaat geeft het voltijdsequivalent. Iemand die bijvoorbeeld 30 uur per week werkt, komt overeen met een FTE van 0,75 als een fulltime functie 40 uur per week is.
Het is belangrijk om na te denken over de exacte definitie van een fulltime functie in jouw specifieke context, omdat deze per land, branche of bedrijf kan verschillen. Zorg ervoor dat je de juiste werkuren gebruikt die gedefinieerd zijn als een voltijdse functie om een correcte FTE-berekening te maken.
Hoe berekenen HR-managers FTE?
HR-managers berekenen meestal het fulltime equivalent (FTE) op basis van de werktijd van een fulltime functie en de werkelijke werktijd van een werknemer of groep werknemers. De exacte berekening kan enigszins verschillen afhankelijk van de bedrijfscontext, maar over het algemeen wordt een vergelijkbare aanpak gevolgd:
Bepalen van de werktijd van een voltijdse functie: Eerst bepalen HR-managers hoeveel uur als een voltijdse functie wordt beschouwd. Dit kan variëren afhankelijk van het land, de bedrijfstak of het bedrijfsbeleid. Een fulltime functie kan bijvoorbeeld 40 uur per week of 8 uur per dag zijn.
Werkelijk gewerkte uren registreren: HR-managers registreren de werkelijk gewerkte uren van een werknemer of groep werknemers. Dit kan wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Er wordt ook rekening gehouden met deeltijdwerk, ploegendienst of flexibele werktijdenmodellen.
Omrekening in voltijdequivalenten: Op basis van de geregistreerde werktijd wordt de FTE berekend. Hiervoor delen HR-managers de werkelijke werktijd door de werktijd van een voltijdse functie. Het resultaat geeft de FTE aan voor de betreffende periode. Iemand die bijvoorbeeld 30 uur per week werkt, komt overeen met een FTE van 0,75 (30 uur gedeeld door 40 uur).
Voorbeeld van een berekening van een voltijdequivalent
Hier volgt een voorbeeld van hoe je het voltijdequivalent (FTE) berekent:
Stel dat een fulltime functie in een bedrijf 40 uur per week is. Een werknemer heeft in de loop van een week 25 uur gewerkt.
FTE = Werkelijk gewerkte uren / gewerkte uren voor een fulltime functie
FTE = 25 uur / 40 uur
FTE = 0,625
Het resultaat laat zien dat de werknemer een FTE heeft van 0,625, wat betekent dat dit overeenkomt met 62,5% van een fulltime functie.
Houd er rekening mee dat dit slechts een vereenvoudigd voorbeeld is en dat de werkelijke FTE-berekening kan variëren afhankelijk van specifieke factoren en de bedrijfscontext.
Beperkingen van FTE
Het fulltime equivalent (FTE) heeft een aantal beperkingen waar rekening mee gehouden moet worden:
Diversiteit van werktijden: FTE is gebaseerd op de aanname van gestandaardiseerde werktijden van een fulltime functie. Het houdt mogelijk geen rekening met de verscheidenheid aan werktijdmodellen die in verschillende sectoren of bedrijven bestaan, zoals deeltijdwerk, ploegendienst of flexibele werktijden. Daardoor kan het zijn dat de RTD niet alle aspecten van werkelijke werkbelasting en prestaties volledig weergeeft.
Verwaarlozing van kwalificaties en vaardigheden: RTD richt zich voornamelijk op de kwantitatieve aspecten van arbeidstijd. Er wordt geen rekening gehouden met de kwalificaties, vaardigheden of ervaring van een werknemer, die een aanzienlijke invloed kunnen hebben op hun productiviteit. FTE kan daarom onnauwkeurig zijn als enige maatstaf voor de prestaties of waarde van een werknemer.
Verwaarlozing van werk buiten werktijd: FTE is gebaseerd op geregistreerde werktijd tijdens officiële werktijd. Het extra werk dat werknemers buiten hun officiële werktijden doen, zoals overwerk of werk in het weekend, wordt mogelijk niet meegenomen. Daardoor weerspiegelt de VTE mogelijk niet volledig de werkelijke werkbelasting en prestaties.
Veranderingen in werktijden: FTE wordt vaak berekend op basis van een specifieke tijdsperiode, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Er wordt mogelijk geen rekening gehouden met veranderingen in de benodigde werktijd door seizoensschommelingen, projecten of andere operationele behoeften. Dit kan leiden tot onnauwkeurigheden in de resourceplanning.
